Key Groep

In een omgeving waar veel routinematig werk wordt verricht of waar de taken duidelijk omschreven zijn en vast liggen wijst veel vergaderen wellicht op inefficiënt tijdgebruik. In een projectmanagementomgeving, zeker wanneer bij projecten meerdere disciplines zijn betrokken, hoeft dat bepaald niet het geval te zijn. Bij projectevaluaties blijkt keer op keer dat bij problemen in projecten de fout veelal juist op een gebrekkige communicatie terug te voeren is. Veel projectleiders hebben het gevoel dat er eerder te weinig dan te veel wordt gecommuniceerd.

Een goede projectmanager is het overgrote deel van zijn tijd bezig met communicatie. Ten eerste is hij bezig met informatievergaring, informatieverwerking, informatieanalyse, informatiefiltering en  informatiedistributie. Ten tweede vraagt een project waar verschillende disciplines samen tot één succesvol projectresultaat moeten komen om veel overleg en een uitgebreide informatie-uitwisseling. Ten derde is het de taak van de projectleider de medewerkers binnen de organisatie te betrekken en te activeren; om deel te nemen aan het project of om op de juiste manier gebruik te maken van de resultaten van het project. Ten vierde hebben veel projecten een effect op de omgeving.

Communicatie verdient daarom een vaste plaats in projectplannen. Projectleiders moeten oog hebben voor communicatiemomenten. Om niet voor ieder project een apart communicatiecircuit in het leven te roepen, kan de projectleider aansluiten bij de bestaande structuren. Het betrekken van de afdeling Communicatie bij projecten verdient daarom zeker aanbeveling.